Sebagai seorang wirausahawan, konsumen adalah satu hal yang perlu diperhatikan. Kepuasan konsumen terhadap produk atau jasa yang ditawarkan menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan dari suatu usaha. Komplain menjadi satu hal yang wajar dijumpai dalam berjalannya usaha. Namun tidak perlu takut menghadapi komplain, sikapi komplain yang masuk secara positif. Berikut akan dibahas beberapa tips menghadapi komplain dari pelanggan.
1. Dengar dan pahami
Hal pertama yang perlu dilakukan ketika mendapatkan komplain adalah mendengarkan keluh kesah konsumen hingga selesai dan memahami duduk permasalahan. Dua hal tersebut merupakan poin-poin dasar untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa yang Anda tawarkan.
2. Berikan penjelasan
Ada kalanya konsumen mengajukan komplain secara sepihak dimana konsumen menyatakan kesalahan ada pada usaha Anda, padahal setelah dilakukan pengecekan ternyata tidak terdapat kesalahan. Ketika Anda menghadapi kasus semacam itu maka Anda harus memberikan penjelasan secara jelas mengenai kebijakan-kebijakan dalam usaha Anda dan jelaskan hal tersebut dengan ramah.
3. Berikan kompensasi
Ketika terdapat komplain dari pelanggan dan ternyata memang terdapat kesalahan pada produk atau jasa Anda, bersikaplah secara sportif. Akui kesalahan dan berikan kompensasi yang pantas bagi konsumen. Hal ini dapat dilakukan misalnya dengan memberikan garansi jika produk atau jasa yang diberikan tidak sesuai.
4. Lakukan peninjauan
Setelah mendengar dan memahami komplain yang masuk dari pelanggan, segeralah untuk meninjau usaha yang Anda jalankan. Segera perbaiki hal-hal yang dikeluhkan oleh konsumen dan akan lebih baik lagi jika Anda melakukan pengecekan secara menyeluruh untuk memastikan kualitas dari produk Anda.
5. Jalin komunikasi yang baik
Sangat penting meminta alamat dan nomor telepon dari konsumen yang mengajukan komplain. Hal ini bertujuan untuk tetap menjaga loyalitas konsumen. Ketika Anda telah memperbaiki hal-hal yang dikeluhkan oleh pelanggan tanyakan kepada konsumen yang bersangkutan apakah konsumen tersebut sidah merasa puas dengan penanganan komplain yang diajukannya.
